Uspješno delegiranje zadataka

Definicija i svrha

Definicija i svrha usko su povezani:

• Važan cilj delegiranja je rasteretiti menadžera. To pretpostavlja da zaposlenik mora biti sposoban djelovati neovisno i odgovorno. To ne znači da ste "iznevjerili zaposlenika". To znači da ne mora stalno pitati može li nešto učiniti.
• Najvažniji preduvjet je profesionalna kvalifikacija zaposlenika. Samo oni koji imaju potrebne vještine mogu preuzeti odgovornost.
• Prenošenjem odgovornosti povećava se briga zaposlenika u izvršavanju zadatka. Uz to, prenesena odgovornost djeluje motivirajuće jer zaposlenik vidi da mu se vjeruje da će riješiti zadatak.
• Da bi taj samostalni rad bio moguć, zaposleniku se mora dati punomoć. Ovo je dokaz povjerenja zaposleniku koji potiče njegovu osobnu odgovornost.

Između ove tri varijable mora postojati ravnoteža, u suprotnom zaposlenik može biti preopterećen ili ne može postići cilj zadatka.

Priprema za delegiranje

Uspješno delegiranje zahtijeva pažljivu pripremu. Time se može spriječiti da zaposlenik prekorači zadani okvir. Ali će se spriječiti i da ne postigne zadani cilj. Oba slučaja ne bi samo prouzročila privremenu štetu nego mogu imati i dugoročne demotivirajuće posljedice za zaposlenika.

Stoga se moraju poštovati sljedeće točke: treba utvrditi cilj zadatka, vremenski okvir, ako je potrebno, načine postizanja cilja i potrebne resurse.

Podrazumijeva se da vremenski okvir mora odgovarati opsegu zadatka koji treba obaviti. Što se tiče pružanja pomagala, mišljenja su često podijeljena ako se radna oprema podrazumijeva kao zaštitni znak u tvrtki i stoga je na primjer dostupna samo šefu. "Pomagala" mogu biti i drugi zaposlenici ako to zahtijeva opseg zadatka.

Vještine izvođača moraju odgovarati zahtjevima zadatka. Stoga se obično delegira zaposlenicima koji već rade slične zadatke, možda kao pomoćnici u sličnim projektima. Međutim, dugoročno bi se zaposlenici za prenošenje zadataka trebali pripremati u skladu sa svojim vještinama i interesima odgovarajućim mjerama obuke.

Za zadatke koji zahtijevaju dulji vremenski okvir moraju se postaviti posredni ciljevi. To su točke u tijeku rada u kojima bi definirani privremeni rezultat trebao biti gotov nakon određenog vremena.

Čak i ako je osnovni kriterij delegiranja povjerenje, to ne isključuje kontrolu. Privremeni rezultati i konačni rezultat moraju biti dokumentirani u definiranom obliku i biti mjerljivi.

Kao kod prijenosa svih zadataka na zaposlenike, mora se objasniti što se želi postići traženim ciljem zadatka, odnosno objasniti svrhu zadatka. Prije svega u većim organizacijama to objašnjenje također uključuje učinke na druga područja tvrtke. Tako zaposlenik prepoznaje važnost svog posla. Ali također je jasno kakve će se posljedice dogoditi ako se cilj ne postigne pravodobno.

Na što treba obratiti pažnju?

Posebnu pozornost treba obratiti na sljedeće dvije točke: posredne ciljeve i kontrolu. Postavljanjem posrednih ciljeva kojima zaposlenik treba prijaviti što je postigao između dvije vremenske točke, izbjegava se dojam nametljive kontrole.

Ova se kontrola može upotrijebiti da se provjeri radi li se u pravom smjeru i poštuju li se vrijeme i proračun. Nadalje, ako je potrebno može se ponuditi pomoć ili pomagala.

Delegiranje natrag

Upravitelj ne smije dopustiti zaposleniku da delegira zadatak natrag tako da ...

... izjavi da se ne može nositi sa zadatkom jer nije kvalificiran za to. To se obično kombinira s argumentom da onaj koji delegira zadatak ima potrebnu kvalifikaciju i da mu je stoga lakše izvršiti zadatak.

... nagoviješta da nema dovoljno vremena. Ovdje se apelira da onaj tko delegira zadatak barem treba pomoći u tome da se uspije sve u terminu.

... tvrdnja da ne postoje preduvjeti. U tom kontekstu, odgovornost za ovu situaciju često se prebacuje na onog tko delegira tako da bude spremniji prihvatiti zadatak natrag. Međutim, ako je zadatak bio dobro pripremljen, ovi argumenti nemaju sve osnove i zadatak se može delegirati.

Ipak, kako bi se osiguralo postizanje postavljenog cilja, mora se razgovarati o načinu rješavanja nastalih problema. Upućivanje na "nema dovoljno vremena" pokazuje nedostatak pravovremene kontrole.

"Pametan čovjek ne čini sve pogreške sam. Daje i drugima priliku."
Sir Winston Churchill

Sažetak

Delegiranje je ključni alat za menadžere da "povećaju" vlastitu produktivnost, da se oslobode zadataka koje mogu obavljati drugi i tako imaju vremena koncentrirati se na prioritetne zadatke. Uz delegiranje, kao i kod svih projekata, dobro planiranje/priprema važan je preduvjet za uspjeh. Treba pratiti sve korake planiranja procesa, od postavljanja ciljeva do završetka posla.

Delegacija je najprikladnija za prikaz odnosa zaposlenika prema tvrtki i njihovom poslu. Također je lako uočiti odnos šefa i zaposlenika u smislu da gazda cijeni zaposlenika i odanost zaposlenika nadređenome. Delegiranjem štedite vlastito vrijeme.

 

 

Oznake: